E-Mail-Vorlage an die Schuldner-IT
Fertiger Text, mit dem die Kanzlei Zugänge, Exporte und Ansprechpartner bei der Schuldner-IT anfordert.
Ressource für Kanzleien
24-Stunden-Checkliste und technischer Ablauf
Diese Arbeitsseite bündelt die ersten Schritte nach Fallübernahme, die E-Mail-Vorlage für die Schuldner-IT und den technischen Prozess bis zum dokumentierten Archivpaket.
Zur Übersicht auf der StartseiteKanzlei-Workflow
Die ersten 24 Stunden nach Fallübernahme
Was das Kanzleiteam konkret tun muss, damit der 48–72h Erstcheck sofort starten kann — inklusive fertiger Vorlagen.
- Stunde 0–2: Fall melden und Rahmen klären
Schuldnerunternehmen, grobe Systemliste, Dringlichkeit und Ansprechpartner über Formular oder E-Mail an KlarArchiv geben. Falldaten selbst gehören noch nicht dazu.
- Stunde 2–4: E-Mail an die Schuldner-IT senden
Mit der Vorlage Zugänge, Exportwege und Ansprechpartner anfordern: M365-Admin, File-Server, DATEV/Steuerberater, ERP-Dienstleister, Bankzugänge.
- Stunde 4–24: Zugänge und Kostenstellen sammeln
Admin-Konten, Dienstleisterverträge, Cloud-Abos und Lizenzen zusammentragen. Was fehlt, wird nicht kaschiert, sondern als Lücke an KlarArchiv gemeldet.
- Stunde 24–72: KlarArchiv prüft die Datenlage
Erstcheck läuft: Quelleninventar, Zugriffslage, Risiko-Matrix, Abschaltpotenzial und Fixpreis-Angebot für den vollständigen Data-Freeze.
- Nach 72h: Go/No-Go entscheiden
Verwalter oder Kanzleileitung entscheidet auf Basis des Check-Reports. Der Report geht an Verwalter, Sachbearbeitung und bei Bedarf an den Steuerberater.
E-Mail an die Schuldner-ITVorschau der Kanzlei-Vorlage
Betreff: IT-Systemübersicht und Exportwege bis [Datum] Sehr geehrte Damen und Herren, bitte stellen Sie uns bis [Datum] eine Übersicht der eingesetzten IT-Systeme, Ansprechpartner, laufenden Lizenzen und möglichen Exportwege bereit. Benötigt werden insbesondere: - M365 / Exchange - File-Server, SharePoint und OneDrive - Buchhaltung / DATEV sowie ERP / CRM - Bankexporte und relevante Dienstleisterverträge Bitte nehmen Sie bis zur Abstimmung keine Löschungen oder Abschaltungen vor.
Keine Zugangsdaten oder sensiblen Schuldnerdaten über die Website übermitteln.
Vorlage laden
Checkliste: 48h Data-Freeze
Druckbare Checkliste für Kanzleiteams — von der Fallmeldung bis zur Go/No-Go-Entscheidung.
Vom Datenchaos zum prüfbaren Archivpaket
Quellen erfassen
Alle relevanten Systeme je Fall strukturiert aufnehmen.
Zugänge prüfen
Je Quelle festhalten: Zugriff vorhanden, offen oder blockiert.
Daten sichern
Exporte und Dateien kontrolliert übernehmen, Rohdaten unverändert.
Hash-Manifest erstellen
SHA-256-Nachweis je Datei mit Quelle, Pfad und Zeitpunkt.
Inhalte indexieren
Saubere Dateien für Suche, OCR und Volltext aufbereiten.
Lücken dokumentieren
Fehlende Exporte, gesperrte Konten und Lesefehler sichtbar machen.
Exportpakete bereitstellen
Nur freigegebene Pakete mit Manifest und Kontext übergeben.
Abschaltreport erzeugen
Je System zeigen: gesichert, fehlend oder noch blockiert.